智会云珠海市某政府无纸化会议系统案例

　　项  目  背  景

　　本项目在广东省珠江口的西南部珠海市某政府，珠海拥有得天独厚的地理位置，有“浪漫之城”的美称，是一座新型花园城市。它东与香港隔海相望;南与澳门相连;西邻江门市新会区台山市;北与中山市接壤。并获得国家新颁布的“幸福之城”的称号。

　　提高效率、信息共享、协同办公是大多数机关、部门实行无纸化办公的最主要的出发点。电子政务的方便快捷使大家受益匪浅，许多原本繁杂冗余的工作都在手指的点击下轻松完成。无纸化办公，主要是在内部局域网的基础上建立起来的，通过采用网络互联后，实现信息共享和协同办公。采用这种网络办公方式的主要出发点是提高工作效率。这种办公方式极大地提高了工作效率，减轻了工作负担。过去，非涉密的发文、会议通知、政务信息等，都需要打印、复印，然后由通讯员递送各个部门，效率很低，在印发上浪费了大量的时间、人力和物力。各部门的信息不能得到及时地沟通，造成诸多不便。使用网络互联后，信息交流非常畅通便捷，工作效率也得到很大提高。

　　方  案  概  述

　　无纸化会议是一种全新的会议模式，它将多种信息技术融入会议的各个环节、贯穿会议全过程，为办会和参会人员人员提供极为使用的工作平台，整合了多会议管理、会议预约/审批、会后存档、会议资料、模拟排位、会议签到、同屏交互、会议纪要、会议控制等强大的会议功能，为用户提供了可交互式的智能会议体验。

　　为响应国家节能环保号召，和提高政务工作的办事效率，智会云为此项目设计无纸化会议系统方案来满足政府的需求。

　　此次改造的会议系统目标是建设一个先进的、统一的会议平台，并且能够满足各种不同类型会议的召开。在设计本方案时我们采用大量科技含量高的产品，结合现代先进的会议系统，做到整体解决方案系统化、集成化、数字化，默认内置了4种主题，可随时更换客户端主题，满足不同场景会议需求。

　　无纸化会议系统是运行在电脑上的新一代数字化会议系统，本系统采用全新的会议模式，将传统会议过程中的各个环节虚拟化、主体信息和承载介质数字化，将多种信息化技术融入会议的各环节、贯穿会议全过程，将频繁召开的会议全部“搬”上无纸化会议平台，管理者在更短时间内完成多于以往的任务。更能的达到会议的互联、互通、互动的高效会议场景。

　　系统后台新增了可交互式的使用帮助引导功能，点击步骤即可跳转到对应的功能页面。 使用者不需要通过专门培训或查看说明书，即可通过使用帮助引导，快速创建会议室并发起会议，大大降低了使用成本。

　　无纸化会议系统实现会议同步阅读、会议签到、会议信息、会议纪要、投票表决、电子白板等多种功能，为客户提供一个极为实用的会议平台。

　　通过这个平台，各部门单位可进行实时有效的信息沟通;改变了传统会议模式的效率低、操作复杂、形式单一、资源浪费、保密隐患等问题。实现新型会议的全程无纸化概念。

　　智会云无纸化服务器组织架构，完全依照现有大型OA系统的人员架构排序，企业单位可将人员姓名、职务等信息录入系统，拍照上传人员照片(实现人脸识别功能)。根据会议需要自动勾选人员组成会议，极大加快了会议效率。与OA系统对接二次开发可与人员库进行无缝对接。

　　党政机关和一些大型企业，为满足不同部门之间的使用需求，通常会配备多个会议室，智会云无纸化会议系统支持多会议管理，可集中管理所有的会议室，不同会议室之间可以同时召开会议，也可以发起会议预约，由管理员进行审批，审批时，系统自动判断审批的会议是否与其它会议存在时间冲突，并提醒审批人，使得各部门单位可进行实时有效的信息沟通。

　　在无纸化系统后台可上传、下载、删除会议文件，支持将文件分发到不同的会议室，并可以设置客户端查看、上传、下载权限。同屏时可发起单人、多人交互电子白板，实现边说边写的会议体验。

　　会议进行时，可在系统后台实现对设备、界面、功能的实时控制，甚至还可以控制不同的会议，只需点一下按钮，即可执行相关操作，参会人员有权限可以随时发起同屏广播或跟随广播，主讲人可以将自己对文档的操作同步给全体人员。